Google Apps Premier Edition:  Domande frequenti dei clienti

  Perché Software as a service e perché Google Apps?

Quali sono i vantaggi di Software as a Service (SaaS)?

I vantaggi per l'utente includono:

• Dati accessibili ovunque, da qualsiasi piattaforma

• 25 GB di spazio di archiviazione per le email in arrivo, per ogni utente, con potenti funzionalità di ricerca

• Strumenti di messaggistica e collaborazione in grado di offrire semplicità e rapidità

• I dati non vengono mai persi, neanche se il computer si guasta o viene rubato

I vantaggi informatici per l'utente includono:

• Nessun hardware o software da installare o manutenere

• Costi fissi per utente bassissimi

• Applicazioni semplici già note agli utenti, che prevedono una formazione minima

• Capacità di spostare gli utenti in modo incrementale

• Notevole risparmio sui costi delle licenze, sulle spese legate all'hardware e al datacenter

• Piattaforma aperta per l'integrazione

I vantaggi per l'azienda includono:

• Riduzione dei costi

• Maggiore produttività dei dipendenti e conseguente aumento della velocità del processo di "decision making".

• Maggiore flessibilità per la distribuzione rapida di modifiche e innovazioni e la ripresa dell'attività

• Ambiente IT accattivante per i dipendenti più giovani

Quanto posso risparmiare con Google Apps? 

La maggior parte delle aziende ha un modello dei costi per la fornitura di applicazioni di posta elettronica e di produttività dei dipendenti, che si aggira di norma sui $300 e $1000 per dipendente.

Perché Gmail?

Gmail ha oltre 10 milioni di utenti aziendali. Con Gmail la posta in arrivo può disporre di uno spazio di archiviazione considerevole per ridurre al minimo l'esigenza di eliminare email.  Inoltre, sono disponibili potenti funzionalità di ricerca e threading email/IM di Google. La messaggistica istantanea è incorporata in Gmail, affinché sia possibile rispondere a un'email in tempo reale. Inoltre, il tuo account Gmail è disponibile da qualunque computer: non dovrai più limitarti a rispondere alle email solo dalla tua scrivania. Gmail è facile da utilizzare, ma non semplicistico nelle sue funzionalità. In questo modo si riduce il tempo da dedicare alla formazione dell'utente.

Perché Google Calendar?

Con Google Calendar puoi visualizzare i calendari di collaboratori e colleghi da un calendario online.
I loro appuntamenti sono visibili accanto ai tuoi, semplificando la pianificazione degli eventi.
Google Calendar può essere inoltre integrato con altri componenti di Google Apps. Puoi comunicare, condividere e collaborare tramite Gmail, Talk e Calendar per ridurre la duplicazione del lavoro e migliorare l'efficienza. Inoltre, decidi tu a chi consentire la visualizzazione delle informazioni del calendario. 

Perché Google Talk?

Google Talk ti consente di comunicare in modo più efficace ed efficiente. Puoi rispondere a un’email tramite chat; questo consente di disporre effettivamente di una comunicazione in tempo reale e di aumentare la produttività personale e della forza lavoro. Grazie all'integrazione con Gmail, non è necessario alcun provider client. Inoltre, il thread di discussione email/IM cronologico ti consente di includere l'intera cronologia di conversazione e il relativo contesto.

Perché Google Documenti?

Google Documenti migliora la qualità dell’output consentendo la collaborazione e la discussione del documento in simultanea: più persone in più posizioni possono visualizzare, discutere e modificare lo stesso documento, ovunque e in qualsiasi momento. Inoltre, riduce la duplicazione del lavoro e i problemi relativi al rilevamento di documenti confusi e al controllo delle versioni, eliminando al tempo stesso il problema del superamento dello spazio su disco disponibile e dei limiti della casella di posta dovuti alla procedura standard di scambio di email. Inoltre, Google Documenti dispone di una condivisione protetta. Per accedere a Google Documenti, è sempre necessario eseguire l'accesso allo scopo di evitare l'utilizzo delle informazioni da parte di persone non autorizzate.

Perché Google Video?

La condivisione di filmati video offre alle comunicazioni importanti, come quelle relative alla formazione interna e gli annunci aziendali, maggiore riservatezza, specificità ed efficacia. I dipendenti possono condividere filmati video in modo sicuro con i collaboratori appropriati o con chiunque altro presso l'azienda, senza dover rendere pubbliche informazioni riservate. Google ospita ed esegue il flusso di filmati video in modo sicuro, pertanto i dipendenti non dovranno condividere video tramite email né appesantire la struttura IT per una soluzione video. I dipendenti possono condividere filmati video in modo istantaneo. La visualizzazione e l'annotazione non richiedono alcun software particolare, ma solo un browser standard.

Perché Google Sites?

Le aziende utilizzano Google Sites per rendere accessibili informazioni utili. I dipendenti possono creare una Intranet o consentire ai team di progetto di creare siti per acquisire e condividere conoscenze lavorative specifiche. Il controllo sulla versione dei file viene eseguito automaticamente, pertanto è facile eseguire aggiornamenti e ottenere la versione più recente. I formati supportati includono .doc, .xls, .csv,
.ppt, .txt, .pdf e altri ancora. Gli utenti possono visualizzare documenti, fogli di calcolo, presentazioni di Google, video di YouTube, slideshow e gadget di Picasa senza alcuna competenza di programmazione.
La tecnologia di ricerca di Google è incorporata, i dipendenti possono così trovare informazioni aziendali utili con la stessa semplicità con cui farebbero ricerche in Internet. Non sono necessarie capacità di codifica o particolari capacità di IT per aggiornare pagine o creare nuovi siti interni. Questo consente a chiunque di aggiungere conoscenze condivise.

Aziende che utilizzano Google Apps 

Quante aziende utilizzano Google Apps? 

Abbiamo introdotto Google Apps Premier Edition a febbraio 2007 e annoveriamo attualmente più di 500.000 aziende e oltre 10 milioni di utenti aziendali, nonché 3000 iscrizioni aziendali ogni giorno. L'infrastruttura è matura, in quanto è disponibile da aprile 2004 quando è avvenuta l'introduzione di Gmail. Grandi aziende come Genentech utilizzano Google Apps e Google stessa utilizza Google Apps per i suoi 20.000 dipendenti. Le aziende sono consapevoli che il software-as-a-service (SaaS) è il futuro e comprendono che l'esigenza principale è quella di percorrere tale cammino fino in fondo. In secondo luogo, comprendono che la nozione di "misura universale" è una soluzione molto costosa.  

Esistono settori particolari in cui l'utilizzo di Google Apps è particolarmente consigliabile?

Google Apps offre funzionalità di collaborazione e comunicazione fondamentali importanti per qualsiasi azienda. Detto questo, stiamo notando la velocità di diffusione nei vari settori industriali che dispongono di una forza lavoro mobile, di team globali divisi da fusi orari ed enormi distanze e punti vendita e produzione. Ulteriori categorie utente includono:

• Utenti su email web/legacy (es. filiali retail, rappresentanti assistenza clienti, agenti immobiliari)

• Gli utenti senza servizi di messaggistica o collaborazione (produzione di piante, centri di distribuzione, partner strategici/consulenti temporanei)

• Utenti in collaborazione (team/uffici che condividono fogli di calcolo, piani di progetto, ecc).

Compatibilità e coesistenza di Google Apps

Google Apps è compatibile con i prodotti Microsoft?

Google Documenti: Sì, Google Documenti è compatibile con i formati dei file Microsoft Office e con molti altri formati standard quali PDF, OpenOffice e ODF. I formati dei file Microsoft standard sono supportati per l'importazione/l'esportazione da e verso tutti questi formati più noti. I nostri prodotti sono progettati per aprire documenti standard e sono compatibili con molti altri prodotti.

Messaggistica e collaborazione: Google Apps è integrato in una piattaforma aperta ed espandibile per offrire la massima espandibilità e integrazione. Gdata, standard API aperta di Google, offre accesso programmatico, semplice e protetto, ai dati all'interno di applicazioni come Google Documenti, Google Calendar, Gmail, ecc. Inoltre, la più nota piattaforma di sviluppo Gadget di Google è ideale per la creazione di mashup aziendali e integrazioni del flusso di lavoro per ovviare alle esigenze di business con una tempistica e un costo minori rispetto agli ambienti di sviluppo tradizionali (ad es. .NET, SOAP). Su questa piattaforma sono stati sviluppati oltre 50.000 gadget, molti dei quali sono applicazioni specifiche per le aziende come le integrazioni CRM e ERP e la gestione del flusso di lavoro.

È possibile migrare tutta la mia posta e gli eventi del calendario da MSFT Exchange e/o Lotus Notes?

Sì. Google Apps Premier Edition offre un set di utilità di migrazione e API per l'estrazione dei dati dai sistemi esistenti e la migrazione di tali dati in Google Apps. Inoltre, Google ha un numero sempre crescente di partner specializzati nella distribuzione di Google Apps, nella migrazione del sistema, nell'implementazione e nella coesistenza.

Quando sarà possibile disporre del supporto di tutte le funzioni di Microsoft Office/Exchange in Google Apps?

Non è nostra intenzione provare a far corrispondere questi prodotti funzione per funzione. Il nostro obiettivo è creare un'esperienza globale migliore e abilitare alcune nuove funzionalità basate sulla natura unica del Web. Anche se ci sarà sempre un certo livello di incertezza dell'utente nel passaggio dai prodotti di ultima generazione, crediamo che l'esperienza dell'utente sarà nel complesso assolutamente efficace.

Disponiamo di più sistemi di posta adesso, come possiamo convertire gli utenti in modo automatico?

I nostri partner possono assisterti o puoi utilizzare le nostre utilità e API Google. A seconda delle dimensioni dell'organizzazione, è consigliabile iniziare con un gruppo pilota. Questo prodotto è progettato per il funzionamento in un ambiente misto di email e calendario. Gli strumenti di coesistenza di Google ti consentono di continuare a operare in un ambiente misto per email e calendario fino al completamento della migrazione.

Usabilità di Google Apps

È possibile utilizzare la funzionalità offline?

Riconosciamo che ad oggi le funzionalità offline sono ancora critiche. Sebbene la connettività a banda larga stia diventando sempre più onnipresente, vi sono ancora scenari in cui gli utenti hanno la necessità di lavorare offline (ad esempio, gli aerei). Google ha rilasciato Google Gears, un toolkit open source e di uso corrente per abilitare in modalità offline Web 2.0, applicazioni basate su browser. Le applicazioni Google sono basate su standard industriali aperti. Gmail può essere utilizzato in note applicazioni client come Outlook, Thunderbird e Mac Mail attraverso l'uso di POP3 o IMAP. Allo stesso modo, Google Calendar è disponibile offline in qualunque applicazione client che supporti il formato standard iCal
(ad esempio, Outlook, iCal, ecc.). Google Documenti supporta l'esportazione e l'importazione da tutti i formati file desktop conosciuti, inclusi Word, Excel, PowerPoint, PDF, HTML, OpenOffice, CSV, TXT e molti altri.

Se decido di interrompere l'utilizzo di Google Apps, posso ottenere indietro i miei dati?

Sì. La nostra soluzione dispone di API aperte a tutte le applicazioni e puoi avere indietro email, calendari e documenti in formati standard (IMAP, iCal, MS Office).

Google Apps: Sicurezza e affidabilità dei dati 

Disporrò di server dedicati?

No. Google funziona in un ambiente "multi-tenant". Quando esiste una separazione logica tra utenti e aziende, la potenza del computer e di archiviazione vengono condivise tra una vasta gamma informatica. Questa è il fulcro dell'architettura di Google e fornisce la scalabilità, l'affidabilità e la redditività per cui Google è nota.

Quali sono i vantaggi legati alla protezione di un Software-as-a-service?

Con il software tradizionale i dipendenti salvano dati in notebook, dischi e unità USB non protette che garantiscono un facile accesso. Con Google Apps, poiché i dipendenti possono accedere alle informazioni in modo sicuro ovunque, sono meno propensi a salvare i dati sensibili localmente. Con la garanzia di disponibilità del 99,9% di Google Apps, puoi avere la certezza che i dipendenti vi avranno accesso in qualunque momento. Lo SLA di Google Apps ha una disponibilità del 99,9% e viene offerto alle organizzazioni mediante Google Apps Premier Edition, come descritto nei relativi Termini di servizio.

Perché Google Apps è sicuro?

Google gestisce una delle più grandi reti di datacenter distribuiti in tutto il mondo e facciamo tutto quello che possiamo per proteggere i dati e la proprietà intellettuale su questi server. Queste strutture sono sempre protette e disponiamo di team che si occupano di gestire operazioni di protezione dedicate, incentrate specificamente sul mantenimento della protezione del nostro ambiente. I controlli, i processi e i criteri con cui vengono protetti tali dati hanno completato con successo una valutazione SAS 70 Tipo II. Le nostre pratiche di protezione si basano su tre componenti principali:

• Persone – Google dispone a tempo pieno di un team di protezione delle informazioni che include alcuni dei principali esperti di protezione delle informazioni, delle applicazioni e della rete a livello globale. Il team è responsabile dei sistemi di difesa perimetrali dell'azienda, dei processi di analisi della sicurezza e dell'infrastruttura di sicurezza personalizzata, così come dello sviluppo, della documentazione e dell'implementazione degli standard e dei criteri di sicurezza di Google.

• Processo – La sicurezza è nel DNA di Google. Ogni applicazione viene creata sempre nel rispetto della sicurezza. Le applicazioni Google devono superare numerose analisi della sicurezza in base al processo di sviluppo del codice di sicurezza. L'ambiente di sviluppo dell'applicazione è molto ristretto e attentamente monitorato per ottimizzare la protezione. Vengono eseguiti regolarmente anche controlli di protezione esterni per fornire maggiori garanzie agli utenti.

• Tecnologia – I dati di Google Apps vengono suddivisi e coperti tra più server e dischi, rendendoli illeggibili. Quindi sono replicati in più datacenter per garantire la massima ridondanza e disponibilità ininterrotta. Per ridurre ogni rischio di uso improprio o non autorizzato, ciascun server Google è personalizzato esclusivamente con i componenti software necessari e l'architettura server omogenea abilita aggiornamenti rapidi e modifiche della configurazione attraverso l'intera rete, se necessario.

Noi siamo i primi ad affidarci a Google Apps

Affidiamo i nostri dati ai prodotti che offriamo ai nostri utenti. I dipendenti Google utilizzano Gmail per tutta la posta aziendale, Google Calendar per pianificare tutte le riunioni e gli eventi e Google Talk per usufruire di messaggi istantanei tra i team di progetto. Utilizziamo Google Documenti per le informazioni riservate come le specifiche di progettazione dei prodotti e Google Sites per gestire i progetti dei team.

Chi possiede i dati in Google Documenti?

L'utente mantiene i diritti di copyright e qualunque altro diritto già detenuto in merito al contenuto inviato, pubblicato o visualizzato. Come riportato nei nostri Termini di servizio, non rivendichiamo la proprietà o il controllo del tuo contenuto in Google Documenti. Per documenti che decidi espressamente di condividere con altri, disponiamo della licenza appropriata perché possano essere visualizzati dagli utenti selezionati e formattati correttamente per diversi tipi di visualizzazione.